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如何推行档案工作规范化标准化

张智涛


　　档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

　　一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

　　公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

　　二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

　　相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

　　三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

　　不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。





黑龙江省财政厅


黑龙江省政府采购省直单位分散采购管理办法（暂行）
黑龙江省财政厅



为加强政府分散采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，根据《黑龙江省政府采购管理暂行办法》的有关规定，制定本办法。
第一条 采购原则
（一）省直各国家机关、实行预算管理的事业单位和社会团体（以下通称采购机关），使用财政性资金（包括财政预算内资金、预算外资金、事业收入、以政府信誉或财产担保的借贷资金及政府性其他资金）购置政府集中采购目录项目以外的货物，实行分散采购，分散采购实行定点（商店）采购制。
（二）定点供应商店分综合类、仓买类和专业类三种，采用公开招标的方式确定，由省政府采购管理办公室颁发证书，挂牌经营。定点供应商的资格每年审查一次。
（三）采购单位凭省政府采购管理办公室印发的《黑龙江省政府采购（分散采购）采购证》（以下通称《定点采购证》），自由选择定点商店采购所需商品，并按合同约定的优惠比率，享受优惠待遇。
第二条 采购范围
（一）采购单位购置政府集中采购目录项目以外单台（套、件）价值1万元以下的产品设备（包括耗材、易损件）或一次批量2万元以下的货物，实行定点分散采购制。
（二）采购单位如遇同一商品（品牌、规格、生产厂家相同）非定点商店价格低于定点商店优惠后的价格，或定点商店不能满足供应的，采购额在2000元以下的可到非定点商店采购，但必须在采购后当月内将采购情况说明和采购发票复印件报省政府采购管理办公室备案；2000元以上的，必须经省政府采购管理办公室批准后，方可到非定点商店采购。
（三）确属因抢险、救灾或其他不可预见的紧急情况需要的商品，采购额在2000元以上，定点商店不能满足供应的，采购单位可先行采购，采购后将情况说明和采购发票复印件报省政府采购管理办公室补办审批手续。
第三条 采购管理
（一）《定点采购证》是采购单位进行分散采购和定点商店受理采购业务的凭证，要妥善保管和使用；采购单位在采购时应主动出示《定点采购证》，接受定点商店审验。
（二）采购单位在定点商店采购商品时，如遇商品在质量、价格及服务方面出现问题，有权要求定点商店给予及时解释和解决，并可直接向省政府采购管理办公室反映和投诉。
（三）定点商店必须认真履行定点供货合同，严格履行其在投标文件中做出的商品优惠比率和服务方面的承诺，落实相关保证措施。
（四）定点商店要积极增加经营品种，保证高、中、低档商品齐全，以满足采购单位的需求；对采购单位提出的合理化建议和意见，定点商店要认真研究，并积极采纳；对一时满足不了供应的商品，要积极组织货源满足供应或为采购单位提供商品信息服务。
（五）定点商店必须依法经营，文明服务，在商品质量方面执行国家的有关规定，提供售后“三包”服务，积极为采购单位提供方便。如：大件或批量商品免费送货上门，安装调试、上门维修、电话预约送货等。
（六）定点商店要保证定点供货时间，其正常营业时间即为定点供货服务时间。
（七）定点商店要按季度向省政府采购管理办公室报送大类主要商品价格表，按品牌、规格型号、生产厂家填列。
（八）定点商店要指定1至2名熟练业务人员作为政府采购联络员，负责政府采购日常联络工作，办理与定点采购相关事宜，认真记录采购情况，按采购单位设置采购供货辅助账，统计采购额、优惠额和优惠率，按季度向省政府采购管理办公室报送采购情况表。
（九）定点合同期（一年）结束后，定点商店要向省政府采购管理办公室提交申请核查报告，并按采购单位填列全年定点供货金额、优惠率和优惠金额。
第四条 采购结算
（一）采购单位凭《定点采购证》与定点商店直接结算货款，按合同约定比率享受优惠；采购单位凭定点商店开具的采购发票作为原始凭证入账。
（二）定点供应商在商品零售价格的基础上，按合同约定的优惠比率结算。
（三）定点商店打折让利促销期间或者因其他原因降价处理商品时，如果打折让利价格低于按优惠比率计算的价格时，应执行打折促销价；否则应按合同约定的优惠比率执行。
第五条 监督检查
（一）严禁将《定点采购证》转借非采购机关或个人使用；严禁任何采购机关和个人在采购过程中索取或接受不正当利益。
（二）省政府采购管理办公室和纪检监察部门将定期或不定期对定点采购情况进行检查；采购单位、定点商店和个人有权对定点采购过程中发生的违规行为进行监督、举报。对违反本办法规定的采购单位、定点单位和有关人员，省政府采购管理办公室将依据《黑龙江省政府采购管理办法》及有关法律、法规进行处理。


2001年4月20日